”Vi kunne jo ikke bare lukke akutafdelingen”

Fredag nat indfører Herlev og Gentofte Hospital Sundhedsplatformen leveret af nordamerikanske Epic. Flere læger har bl.a. i Ugeskrift for Læger udtrykt bekymring for implementeringen af det nye system, men hvordan gik det egentligt, da man indførte et lignende system i Holland?

På Radboud Universitetshospital fik man et nyt patientjournalsystem i 2013. Flere afdelinger skrev stadig papirjournaler, og de eksisterende systemer ville ikke kunne følge med den digitale udvikling i fremtiden. Hospitalet valgte Epic som leverandør, og systemet blev implementeret for hospitalets 10.000 ansatte i efteråret 2013.

”Vi kom alt for sent i gang med at træne vores personale. De ansatte, som skulle træne deres kollegaer, blev først undervist i sommeren 2013, få måneder før vi skulle gå live, og superbrugerne blev uddannet i begyndelsen af efteråret. Systemet var ikke engang udviklet til det hollandske hospitalssystem endnu, så de fik at vide, at mange ting ville se helt anderledes ud i vores eget system” siger Ronald Petru. Han er børneakutlæge og Radboud Hospitals medicinske IT-direktør.

Udover at personalet ikke blev trænet i deres eget system, men i et nordamerikansk system, skulle systemet også gå live med et ”super-big-bang.” Det var ikke kun et nyt system, det var også nye computere med nye styresystemer. Der var altså lagt op til flere mulige fejlfaktorer. På Herlev og Gentofte Hospital stopper man de fleste 1813-visitationer i aften, men fordi Radboud Universitetshospital er et af de største hospitaler i Holland, kunne de ikke bare stoppe indtaget af akutte patienter.

”Vi kunne jo ikke bare lukke akutafdelingen, vi dækker hele Sydøstholland. Patienter blev fløjet ind med helikopter, mens vi lukkede det gamle system ned,” siger Ronald Petru.

Læger og sygeplejersker førte journal og bestilte medicin med blyant og papir, mens alle hospitalets journaler blev kørt ind i det nye system. Søndag morgen var det nye Epic system oppe at køre, og personalet gik i gang med at bruge systemet med det samme.

”Vi havde ingen nedbrud, katastrofer eller farlige situationer. Vi halverede indtaget af ambulante patienter i den første uge efter implementeringen, men allerede inden for en måned fungerede hospitalet på fuld kapacitet,” siger Ronald Petru.

Han mener, at hospitalet klarede overgangen, fordi det havde et omfattende backup system med papir. Udfordringerne kom først i månederne efter systemet blev tændt.

”En af udfordringerne var, at fødselslæger plejede at tage imod nyfødte og lave papirarbejde bagefter. Med det nye system kunne børnelægerne, der skulle tage sig af de nyfødte, ikke arbejde før den nyfødte eksisterede i systemet. Det krævede, at vi vendte arbejdsgangen på hovedet," siger Ronald Petru.

Efterhånden som læger og plejepersonale vendte sig til systemet steg tilfredsheden med det i undersøgelser ifølge Ronald Petru. Nogle afdelinger melder, at de har mere tid til patienter end de plejede, mens andre afdelinger syntes systemet krævede endnu mere tid og endnu mere registrering og klikkeri ifølge Ronald Petru.

”Det er et problem med alle systemer i sundhedssektoren. Man bliver nødt til at indføre et system, som virker ens for alt personale. Derfor er det vigtigt at involvere alle i systemet hurtigt, så man kan tilpasse det brede system til den specifikke arbejdsgang,” siger Ronald Petru.

Hans råd til danske læger, der skal i gang med Sundhedsplatformen, lyder: Involver dig.

”De første par måneder bliver hårde. I skal vende jer til et nyt system og nye arbejdsgange og få det bedste ud af det – Men i skal huske på, at i skal bruge systemet i mange år. Derfor skal i gøre det til jeres eget, og ikke tøve med at kræve forbedringer og lære at personalisere systemet selv,” siger Ronald Petru.

På Radboud Universitetshospital er der læger på de fleste afdelinger, som kan rette ting i systemet, som personalet kan henvende sig til, hvis de har ønsker om forbedring. Er der større krav, end der kan rettes på afdelingerne, kan lægerne kontakte IT-afdelingen, som har kontakt til Epics udviklere. Ronald Petru sidder i toppen, og holder øje med, at personalets henvendelser ikke går for døve øre.

Radboud Universitetshospital blev anmeldt som et af Europas førende hospitaler inden for IT sidste år. Hospitalet blev som det tredje hospital i Europa kåret af HIMSS - verdens største non-profit rådgivningsselskab indenfor sundheds-IT - til at være et niveau 7 hospital. Niveauet er det højeste, HIMSS kan anmelde et hospital, og er et udtryk for, hvor højt digitaliseret og velfungerende et hospitals kommunikationsteknologi er.

Læs også: Hospital tæller ned til Sundhedsplatformen og forventer fejl

Lyt også: Hør en læge vurdere Sundhedsplatformen