Fra hovsapraksis til styr på sagerne

Det er dagen for det månedlige driftsmøde i Lægehuset, Nørre Farimagsgade 33 i det indre København.

På døren til mødelokalet hænger en lille plakat med ordene »Læger uden Pause«, og det skal nok passe. På det lange bord ligger en masse papirer, ligesom der er kaffe & te samt et par uspiste linser fra bageren. Så er der selvfølgelig lægerne - lægehuset omfatter i alt tre samt to uddannelseslæger foruden tre sygeplejersker, en lægesekretær samt en klinikmedhjælper. Og endelig er der Karis Hagild.

Hun er en ubestemmelig størrelse i lægehuset. Nogle har kaldt hende for practice manager efter den type administrative ledere, som findes i nogle britiske praksis. Men det bryder folkene i lægehuset sig ikke om, for der er faktisk ikke tale om nogen lederrolle.

»Jeg har en stabsfunktion«, siger Karis Hagild selv.

Så hun har fået betegnelsen »administrativ koordinator«. Men det er til gengæld lidt vel ferskt og blegsottigt til at beskrive det, Karis Hagild gør. Hvad er et forståeligt udtryk for en person, der laver en blanding af administration, dokumentation, styring, strukturering og analyse?

Hvorom alting er, har denne blandingsrolle vakt en del interesse - bl.a. er en række andre københavnske læger gået i overvejelser om en sådan funktion på tværs af deres forskellige praksiser. Og den kan meget vel gå hen og danne skole, når tendenserne i almen praksis med større lægehuse tager konkret form.

»Det interne liv«

Som så meget godt i livet kom det hele sig af lidt godt at spise og drikke ved en reception. Nemlig i forbindelse med, at Karis Hagild gik af som kontorchef i hovedstadens sundhedsforvaltning i slutningen af 2003.

»Hans Christian [Møller, en af Lægehusets læger, red.] spurgte, om jeg havde lyst til at prøve at se på lægehuset - de ville sætte fokus på ,det interne liv'«, fortæller Karis Hagild.

En projektbeskrivelse blev udfærdiget og godkendt, og det etårige projekt gik i gang omkring årsskiftet 2003/2004.

Der blev lavet en SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats)-analyse. Der blev udfærdiget arbejdsbeskrivelser, og Karis Hagild kiggede på fordelingen og strukturen af de forskellige funktioner i praksis.

Det førte til en større omkalfatring af, hvem der gør hvad i Nørre Farimagsgade 33.

»Vi fik overblik over, hvad de forskellige lavede, og hvor meget tid de brugte på de forskellige opgaver«, siger Hanne Hjortkjær Petersen, en af praksisens andre læger.

Og den viden brugte lægerne til at lave en række omlægninger.

»Før brugte alle tre læger og reservelægerne tid, når vi opdagede, at vi var løbet tør for 2 ml.-sprøjter, eller hvad det nu kunne være. Vi havde et ekstra lager liggende hos sekretæren. Nu har vi givet opgaven til rengøringshjælpen med at holde fuldstændigt styr på, hvad hver læge skal have«, siger hun.

Et andet eksempel er, at der er kommet ro over den måde, som nye uddannelseslæger introduceres på.

»Før var det lidt sådan ,ups, der starter en ny læge på mandag'«, siger praksisens tredje læge, Tina Koch.

»Nu får de introbrevene til tiden, og de får også en pakke med navneskilt, stempel osv., når de starter«, siger hun.

Ikke mindst har de tre læger fået mere blik for deres egen rolle som ledere.

»Vi er blevet til ,ledelsen'. Før var vi tre individuelle personer, der ofte gik og modsagde hinanden«, siger Hans Christian Møller. Nu afstemmer de tre læger deres holdninger med hinanden.

Kontinuum

Men den type opgaver er normalt ikke fortløbende. Så egentlig burde Karis Hagild være stoppet i Nørre Farimagsgade, da opgaven var færdig. Men hun er der stadig, for hendes egen rolle er også blevet omdefineret undervejs. Efter selve projektperioden på et år blev hun ganske enkelt ansat i praksis - p.t. 12 timer om ugen samt ekstra timer hjemme til særlige projekter, når de dukker op.

»Vi fik noget andet ud af det, end vi havde regnet med«, som Hans Christian Møller siger.

I dag trækker lægerne f.eks. på Karis Hagilds egen erfaring med ledelse som fag, så hun er blevet en sparringspartner.

Konkret giver det sig bl.a. udtryk i, at Karis Hagild ikke blot udfærdiger dagsordener og referater men decideret deltager ved de månedlige driftsmøder. Her får hun altså indblik i - og via sine analyser indflydelse på - driftsherreovervejelser i en grad, der må siges at være sjælden.

Karis Hagild står også for kontraktforhold og spørgsmål af overenskomstmæssig eller fagpolitisk karakter. Udfærdigelse af instrukser - f.eks. om afvaskning af instrumenter, fakturahåndtering eller andet - ligger også på hendes bord.

Men det er vigtigt at holde sig hierarkiet klart.

»I Storbritannien står deres practice managers ofte for det ledelsesmæssige, men det skal de ikke gøre i Danmark. Det er vigtigt, at ledelsen er dem, der har face-to-face-kontakten med medarbejderne«, siger Karis Hagild.

Samtidig er det også vigtigt ikke at blande tidrøvere såsom telefonpasning ind, selv om Karis Hagild også har en række administrative opgaver - regnskab f.eks.

Fremtidssikring

Fremtiden kan komme til at stille nye krav til almen praksis, som nærmest nødvendiggør en funktion, som den Karis Hagild har. Ikke blot tendenserne mod samling af læger i større enheder - lægehuse - men også de mange kvalitetsfremmende initiativer, som vinder indpas i det danske sundhedsvæsen. Karis Hagild står f.eks. for at opsamle og analysere lægehusets indberetninger om utilsigtede hændelser, og den type aktiviteter kan der komme flere af.

»Hvis nogen f.eks. en dag kommer og vil akkreditere os, så tror vi, at vi har ret godt styr på det«, siger Hanne Hjortkjær Petersen.

Flere har da også interesseret sig for rollen som administrativ koordinator, eller hvad man nu vil kalde det.

Ved siden af praksisen i Nørre Farimagsgade 33 arbejder Karis Hagild nu på deltids- eller kontraktbasis for yderligere to praksiser i København. Endnu en række praksiser overvejer en lignende, tværgående model.

»Der er meget, som går på tværs - elektroniske fakturaer, moms osv. Men det er godt, hvis man har en dag fysisk i praksis, for man skal kende den, og medarbejderne skal kende en«, siger Karis Hagild.

Der er også en vis grad af videndeling - udbredelse af nogle af de instrukser f.eks., som lægehuset i Nørre Farimagsgade 33 har fået udfærdiget.

Men den mest intense indsats lægger hun i Nørre Farimagsgade 33, og det kan mærkes på bundlinjen. Fortjenesten er ikke økonomisk - der kommer ikke flere patienter, fordi ledelse og administration bliver bedre tilrettelagt - men indfinder sig i form af tid.

»Vi har fået frigjort tid til fritid«, som Hanne Hjortkjær Petersen siger.