Prof-hjælp når kongressen skal til København

Det er to år siden, at Karen Lisbeth Faarvang fik ind i hovedet, at de europæiske reumatologers organisation, EULAR, burde holde sin næste kongres, i 2009, i København.

»EULAR blev stiftet i København i 1947 - men siden har den ikke været i Danmark«, siger hun.

Hun forelagde sin idé i Dansk Reumatologisk Selskabs bestyrelse og fik opbakning - men det skulle faktisk gå stærkt.

Hjælp til det hele

At organisere en kongres med 10.000-12.000 deltagere - tager nemlig tid. Og det koster mange penge og kræver kontakter og erfaring med lobbyarbejde at overbevise en international organisation om, at netop din by har dét, der vil få tilmeldingerne til at vælte ind - og at byen faktisk kan håndtere opgaven professionelt.

EULAR havde en række krav til den by, som ville have værtskabet for kongressen. Fx at den kunne tilbyde 2.500 femstjernede hotelsenge, at byen er nem at komme til og fra og meget mere.

»Jeg kontaktede ret hurtigt Wonderful Copenhagen, som er hovedstadens officielle kongres- og turismeorganisation, for at høre, om de kunne hjælpe«, fortæller Karen Lisbeth Faarvang. »De sagde ja med det samme, og inviterede mig til et møde«.

Her viste det sig hurtigt, at den nødvendige ekspertise var samlet. Her fandtes overblikket over hoteller og mødefaciliteter, her havde man kontakterne med de respektive myndigheder, med flyselskaber og andre transportører, overblik over infrastruktur, viden om støttemuligheder, erfaring med planlægning, PR- og lobbyvirksomhed - og motivation i form af en målsætning om at gøre København til en af verdens ti største internationale kongresbyer.

»Og de har en aftale med SAS, der giver rabat på flybilletter mod at blive kongressens officielle flyselskab«, siger Karen Lisbeth Faarvang, der selv havde sørget for kontakter til Gigtforeningen, Indenrigsministeriet og andre danske interessenter.

Snart var hun sammen med Wonderful Copenhagen i gang med at lave et tykt, professionelt udseende samlebind - et såkaldt bid - med alt det nødvendige materiale til EULAR's eksekutivkomite, og en indbydelse om at komme til København på et inspektionsbesøg.

Et bid indeholder typisk - foruden den officielle indbydelse fra det danske selskab - et brev fra en fagminister eller borgmester, der giver udtryk for ønsket om at få kongressen til Danmark, gode argumenter for at komme netop hertil, et grydeklart forslag til kongressens afvikling, en skitse til program og meget andet.

Karen Lisbeth Faarvang fik endda tilbud om betalte rejser til europæiske destinationer for at lave lobbyarbejde - et tilbud, som hun nu ikke benyttede sig af.

Men komiteen kom - med rejse og ophold i København betalt af Wonderful Copenhagen, som tilmed havde arrangeret, at lufthavnens direktør stod for modtagelsen i Kastrup.

Foruden den officielle del, der bl.a. bestod i besigtigelse af faciliteterne i Bella Center, blev der også klemt et besøg i det nye operahus ind. Wonderful Copenhagen tilbød også at arrangere sightseeing og andre sociale arrangementer med ledsagere i forbindelse med kongressen.

Besøget gik godt, og ved afrejsen erklærede de tre gæster, at de ville anbefale København som værtsby.

»Måske kunne vi godt havde arrangeret det hele selv, hvis vi ville have investeret en masse tid og penge i det. Men det lettede os utrolig meget at have hjælp fra professionelle, som var meget samarbejdsvillige, og havde alt materialet liggende - og samtidig havde økonomien, så vi ikke som selskab skulle spekulere over det«, siger Karen Lisbeth Faarvang.

Derfor hjælper de

Det er ikke ualmindeligt, at videnskabelige selskaber benytter sig af Wonderful Copenhagens tilbud om at hjælpe med at arrangere internationale kongresser i København. Men ofte kontakter de organisationen på et sent tidspunkt, når de selv har bakset med meget af det arbejde, de kunne få kvit og frit - og professionelt.

Wonderful Copenhagen har naturligvis et formål med at yde sin service.

I organisationens seneste årsberetning siges det lige ud, at »vi vil være en af verdens ti største byer for internatio-nale kongresser og møder«.

»Selvfølgelig er EULAR-kongressen, med 10.000-12.000 deltagere, vigtig for byen, for hoteller, turisterhverv osv.«, siger projektleder Christina Madsen, Wonderful Copenhagen.

»Men rent fagligt trækker sådan en kongres en masse omtale med sig, som er til gavn for både det pågældende fags uddannelse og organisationer. Man får mulighed for dialog med udenlandske selskaber og forskere, og det er med til at trække viden til landet. Dertil kommer, at fagets eller specialets yngre udøvere får lettet adgangen til at deltage i kongressen med dens muligheder for at knytte internationale kontakter og skabe et netværk«.

Den dybe tallerken er opfundet

Sidste år var København vært for ca. 130 internationale kongresser, og det giver København en flot syvendeplads på kongresverdenskortet. Af de 130 kongresser var Wonderful Copenhagen involveret i ca. hver tredje.

»Spektret spænder vidt, men 70-80 pct. af kongresserne er inden for medicinsk forskning. Næste år afholder European Association for the Study of Diabetes deres årskonference i København, med ca. 15.000 deltagere, som vi også har været med til at byde på at få hertil.

Vores indsats er byens hjælpende hånd til de danske værter, som vil påtage sig et værtskab. Selve den faglige del står de danske værter naturligvis for, og sammen laver vi en slags licitationsmateriale, der fortæller, hvorfor organisationen skal vælge netop København. Alt det gør vi gratis. Det er byens prioritering«.

Er de videnskabelige selskaber opmærksomme på den mulighed, som I udgør?

»Ikke altid, desværre. Og det betyder, at de sidder og laver meget af det arbejde fra grunden, som vi kunne hjælpe med ud fra den viden og erfaring, som vi ligger inde med«.

Christina Madsen har dog indtryk af, at flere og flere bliver klar over den hjælp, der ligger og venter, blot de griber telefonen.

Det kan Karen Lisbeth Faarvang bekræfte: »Flere af mine kolleger i EULAR's eksekutivkomite har sagt, at de aldrig før har set så professionelt et tilbud, og at de var imponerede«.

Fakta

Wonderful Copenhagen tilbyder

• hjælp og økonomi til planlægning, til udarbejdelse af professionelt udseende invitationsmateriale over for beslutningstagerne og til at indbyde dem til et inspektionsbesøg

• rådgivning om støttemuligheder

• kontakt til samarbejdspartnere inden for hotel- og mødefaciliteter, transport til og rundt i Danmark og til professionelle kongresarrangører

• markedsføring af kongressen

Kontakt: www.woco.dk >> professionelle >> kongres eller ring til Wonderful Copenhagen, Kongresafdelingen, 33 25 74 00