Fra papir til internetbaseret manuskriptindsendelse

Ugeskrift for Læger har besluttet at springe på vognen og indføre online-manuskriptindsendelse. Systemet medfører også, at al håndtering af videnskabelige manuskripter, herunder den eksterne bedømmelse - peer review - bliver elektronisk. Det internetbaserede system indføres i løbet af foråret og betyder en forenkling af de mange postgange, et videnskabeligt manuskript må gennemgå, før det når frem til Ugeskriftets spalter. Forfatterne indsender deres artikler elektronisk og vil kunne følge deres manuskripts vej gennem redaktionsprocessen helt frem til det forhåbentlig bliver trykt. Bedømmere henter (downloader) manuskriptet på et lukket net, ligesom de sender deres vurdering tilbage ad samme kanal (uploader). Redaktørerne kan håndtere hele redaktionsprocessen elektronisk, herunder orientere forfatter og bedømmer gennem e-mail om artiklens videre skæbne. Vi skal her kort gennemgå denne proces, som den forløber for videnskabelige artikler i Ugeskrift for Læger.

I årevis har forfattere og læserne efterspurgt en hurtigere behandling af indkomne artikler. Vi har forkortet den tid, som både bedømmer og redaktør har til rådighed. Men stadig går der tid med at sende manuskripter frem og tilbage med post og afvente beslutninger. Et manuskript, der accepteres efter en til to revisioner, vil alene frem til det tidspunkt, hvor det antages have skiftet hænder 15-20 gange, hvortil kommer sprogbehandling, sats og korrektur. Vejen er lang og trang, men det er den pris, vi og mange andre videnskabelige tidsskrifter har valgt at betale for at sikre kvalitet, faglighed og ikke mindst troværdighed.

Et stadigt stigende antal tidsskrifter har valgt at indføre et webbaseret manuskriptindsendelses- og sporingssystem (submission and tracking system). Efter grundig overvejelse har vi valgt ScholarOne/Manuscript Central, der som de fleste systemer på markedet er amerikansk. Systemet er på engelsk, men kommunikationen til redaktører, bedømmere og sekretariat vil selvfølgelig være dansk. Mere end 500 tidsskrifter benytter i dag ScholarOne. Dette vil muliggøre manuskriptindsendelse via nettet som Word-fil og ledsaget af tabeller og af illustrationer i standardformater som jpg og tif. I øjeblikket accepteres kun pc-formatet, hvorfor Mac-dokumenter forinden må gemmes i pc-format. De uploadede filer inkl. figurer og tabeller konverteres automatisk til et samlet dokument i html eller pdf, som forfatteren endeligt godkender. Efterfølgende udvælger redaktøren en eller flere bedømmere, som via e-mail inviteres - og accepterer de, kan dokumentet umiddelbart hentes via nettet. Processen fra manuskriptindsendelse til det ligger på bedømmerens pc kan således gennemføres på samme dag, hvor det i et analogt system typisk tog 1-3 uger.

I starten er redaktionen naturligvis villige til at hjælpe forfattere og bedømmere, således at analog indsendelse vil være mulig, men i løbet af året bliver de alternative adgange lukkede, således at det ved udgangen af året kun er muligt at indsende manuskripter elektronisk, ligesom det kun vil være muligt at være bedømmer ved at benytte det elektroniske system. Erfaringer fra andre tidsskrifter, der er gået high tech, viser, at kun enkelte bedømmere falder fra - flertallet finder et elektronisk system mere tilfredsstillende - og uden undtagelse er forfatterne positive, i hvert fald efter at evt. begyndervanskeligheder er overstået. Tillige har flere tidsskrifter oplevet en markant stigning i tilgangen af nye manuskripter. Den store styrke ligger i en hurtigere ekspeditionstid, og i at hovedparten af de trivielle sekretariatsopgaver forsvinder. Vi ser frem til at indvie det nye system.

For at blive i den elektroniske verden, så kan vi også fortælle, at Ugeskriftet vil få en ny hjemmeside. Ud over et anderledes udseende vil et længe næret ønske blive opfyldt: en ny søgemaskine med betydelig bedre muligheder for at finde tidligere publicerede artikler. Der vil også blive mulighed for at føre debatter på Ugeskriftets hjemmeside, som dermed tilføres et mere dynamisk indhold. Vi har allerede så småt taget hul på den nye hjemmeside ved hver dag at bringe en kort, aktuel nyhed, se www.ugeskriftet.dk

I det nye år vil vi også tilbyde flere grafiske illustrationer af de videnskabelige artikler for at styrke den formidlende del af Ugeskriftets forskning, forhåbentlig til glæde for både fagfolk og andre læsere.