Lean i Ugeskrift for Læger

Ugeskrift for Læger har desværre været kendt for lange produktionstider, dvs. tiden fra artiklen blev sendt ind af forfatteren, til den forekom på tryk i bladet. De store udenlandske tidsskrifter som f.eks. The Lancet og BMJ har ret korte produktionstider, men de har også en hel anden organisation og ikke mindst et andet budget. Det fratager os dog ikke ansvaret for at forsøge at nedbringe publikationstiden i Ugeskrift for Læger, og vi har derfor været igennem en lean -proces i redaktionen. Lean er et begreb, som stammer fra Toyotafabrikkerne tilbage i 1950'erne, hvor man pga. konkurrence fra specielt de amerikanske bilproducenter udviklede metoder til at optimere produktion og lagerstyring [1]. Det går i enkelthed ud på at trimme processen, hvilket i vores tilfælde vil sige processen for artiklens vej gennem systemet, så personalet arbejder på en mere effektiv måde, men uden en større belastning for den enkelte (såkaldt work smarter - not harder ). Målet med lean -processen har - ud over at nedbringe publikationstiden - også været at skabe et konkurrencedygtigt Ugeskrift for Læger og en øget arbejdsglæde for medarbejderne.

De videnskabelige artiklers vej igennem den redaktionelle proces kan være meget forskellig - også rent tidsmæssigt. Når vi er hurtige, kan en artikel publiceres 1-2 måneder efter modtagelsen, men så skal den også håndbæres igennem de forskellige faser af redaktionsprocessen. Lean -projektets fokus på at få nedbragt publiceringstiden har indebåret ændringer både i det redaktionelle arbejde, i korrekturen og i den grafiske opsætning af artiklerne.

Når publiceringstiden skal forkortes, må alle led ses igennem. For at tage det kronologisk vil vi ændre den måde, som sekretariatet håndterer artiklerne på. Det vil sige, at når en artikel modtages i sekretariatet, vil en sekretær gå den igennem for at sikre, at alle formalia er i orden. Det kan f.eks. være, at der ikke er medsendt en illustration, at alle forfattere ikke har underskrevet forfatterskabserklæringen, eller at der er problemer med overholdelse af omfangsgrænserne. Hvis et af disse problemer foreligger, vil vi fremover tillade os at sende artiklen retur til forfatterne og bede om, at det manglende udbedres, dvs. før artiklen når til redaktøren. Det betyder ikke, at artiklen skal sendes ind igen (skal uploades igen), men forfatterne skal tilføje det manglende. Først herefter vil artiklen blive sendt til en redaktør. Denne screening af artiklerne skal sikre, at de artikler, vi lukker ind i den redaktionelle proces, ikke indeholder formelle fejl og mangler og dermed skal frem og tilbage en ekstra gang senere i forløbet.

Bedømmerne har traditionelt haft tre uger til at afgive deres bedømmelse, men vi vil fremover bede om, at bedømmelsen afgives inden for en frist på to uger i stedet. Man kan selvfølgelig få dispensation fra denne kortere tidsfrist, men det skal i givet fald forhandles med sekretariatet. Tilsvarende vil vi - efter at artiklen er bedømt - bede forfatterne om at indsende en revideret version af artiklen inden for en kortere tidsfrist, end vi traditionelt har anvendt. Artiklerne gennemgås hver mandag på vores redaktionsmøde, hvor de antages eller afvises. Ligeledes kan chefredaktøren antage artikler mellem redaktionsmøderne, hvilket især er aktuelt ved temanumre og hasteartikler.

Så snart artiklen er sat i pdf-format, vil vi publicere den på nettet som Epub ahead of print. Der er enkelte tekniske problemer, før vi kan implementere dette fuldt ud, men vi regner med at kunne tilbyde denne service i løbet af 2009. Derudover vil vi ændre den måde, hvorpå artikler udvælges til de enkelte numre. I dag planlægger vi et enkelt nummer af Ugeskrift for Læger ad gangen, men fremover vil vi, lige så snart artiklen er antaget, sætte artiklen på det ugenummer, som vi styrer mod, at den skal publiceres i. Derved får vi et bedre overblik over artiklerne, og vi vil kunne oplyse forfatterne om den intenderede publikationsdato. Dette drejer sig om den trykte version af bladet.

Vedrørende korrekturen er vi ved at klarlægge, om vi kan gøre dette på en enklere måde. En artikel rettes sprogligt af vores sprogkonsulenter, og forfatterne ser artiklen efter den sproglige korrektion. Traditionelt har vi haft endnu en korrektur, når artiklen er sat op grafisk, og vi overvejer at undlade denne sidste korrektur hos forfatterne. Artiklen vil blive læst flere gange i redaktionen af vores korrekturlæsere, så fejlprocenten vil forhåbentlig være minimal. Det vil dog betyde bortskaffelse af endnu et forsinkende led i processen, hvilket er positivt i lean -sammenhæng.

Vi arbejder endvidere med at oprette en såkaldt fast-track- linje, så der er en fast procedure for, hvordan udvalgte artikler kan komme hurtigt igennem den redaktionelle del af processen og proceduren på forlaget.

Vi har i lean -processen været igennem alle led, fra artiklen ankommer første gang i sekretariatet, til den forekommer på tryk i bladet. Vi håber, at ændringerne for artiklens vej igennem systemet kan resultere i en betydelig hurtigere publiceringstid med et fuldt bevaret kvalitetsniveau i det endelige produkt.

Korrespondance: Jacob Rosenberg, Kirurgisk Gastroenterologisk Afdeling, Herlev Hospital. E-mail: jacob.rosenberg@ dadlnet.dk

Interessekonflikter: Ingen