Strøm på journalerne giver omvæltninger i psykiatrien

Et halvt år efter at Psykiatrien i Ring-kjøbing Amt gjorde patientjournalerne elektroniske og indførte elektronisk patientjournal (EPJ) på alle sine afdelinger, er følelserne stadig blandede hos de ca. 400 medarbejdere, der har fået sat strøm på deres arbejde. Følelserne over teknologiens indtog spænder fra den store begejstring til den dybe frustration. Fra glæde til skuffelse. Og mest af alt har det betydet, at der er blevet vendt op og ned på arbejdsgange, rutiner, organisering af arbejdet og samarbejdet imellem faggrupperne.

»EPJ er mere end et nyt it-system. Det er i højere grad et organisations-projekt, når man indfører EPJ«, siger Susanne Knudsen, der er EPJ-projektmedarbejder i Ringkjøbing Amt. I to år har hun arbejdet med at implementere systemet på amtets psykiatriske sygehusafdelinger, og i maj i år kunne hun trykke på startkappen, da overgangen fra papirjournaler til elektroniske journaler var en realitet. I dag er samtlige ca. 1.500 patienters journaler blevet elektroniske.

»Det er ikke mindre end en revolution i sygehusvæsenet. EPJ fører helt nye arbejdsmetoder og tankegange med sig, fordi man nu i langt højere grad skal arbejde på tværs af faggrupperne. Det vil fuldstændig ændre den måde, man er vant til at arbejde på«, siger Susanne Knudsen.

EPJ i hele sygehusvæsenet

Det er besluttet i en aftale mellem Sundhedsstyrelsen og Amtsrådsfore-ningen, at EPJ skal være indført i det danske sygehusvæsen inden udgangen af 2006, og at den skal være baseret på Sundhedsstyrelsens Grundstruktur for EPJ (GEPJ). Den er bl.a. blevet kritiseret for at være svær at bruge på psykiatriske afdelinger, og derfor er den endnu ikke taget i brug andre steder i landet end i Psykiatrien i Ringkjøbing Amt.

»Vi valgte at springe over pilotprojekter i mindre målestok og i stedet bruge rigtig god tid til forberedelse og så gå direkte ud i implementeringen af hele sygehuspsykiatrien på en gang. Det har betydet, at der har været en del børnesygdomme, og vi har måttet rette til hen ad vejen, men det var vi forberedt på. Ledelsen har stillet det nødvendige beredskab til rådighed, så vi hurtigt har kunnet træde til med hjælp til medarbejderne, når tingene ikke fungerede«, siger Susanne Knudsen.

Beredskabet består af to sygeplejersker, som er uddannet som EPJ-projektkoordinatorer, og som med kort varsel kan stå til rådighed for afdelingerne.

Desuden blev 40 medarbejdere uddannet til superbrugere. Alle andre medarbejdere har fået undervisning i otte timer, hvor de er blevet sat ind i systemet.

Bil uden bremser

»Det har været som at sende en ny bil på gaden uden at vide, om bremserne virker!«

Sådan beskriver Ulla Nielsen, der er sekretær i sengeafsnittet P1 på Psykiatrisk Afdeling, Holstebro Sygehus, overgangen til EPJ.

»Systemet er ikke så brugervenligt, som jeg havde håbet. Det er ikke nemt at gå til for en almindelig bruger, og derfor har vi brugt rigtigt mange kræfter og meget tid på finde ud af, hvordan vi skulle bruge det. Rent praktisk er der langt flere skemaer og bokse, der skal udfyldes med forskellige informationer om patienten ved indlæggelsen. Og da systemet samtidig er langsomt med op til et minuts ventetid for hvert skærmbillede, betyder det, at det tager meget længere tid at føre en indlæggelse ind i EPJ end i en traditionel journal. Det har været en hård start, men det ser ud som om, vi går mod lysere tider nu«, siger Ulla Nielsen, der også ser klare fordele ved systemet.

»Især når det gælder ordinering af medicin, er risikoen for fejl blevet minimeret og arbejdsgangen blevet nemmere og mere enkel«, siger hun.

Hendes kollega, Lotte Vittrup, der er sekretær i ambulatoriet på Psykiatrisk Afdeling, Holstebro Sygehus, synes, at det er svært at få øje på overskueligheden på skærmen.

»Man kan ikke umiddelbart se alle oplysningerne om en patient på et skærmbillede. Det kræver, at man klikker sig frem og ved, hvad man leder efter. Derfor fornemmer jeg, at mange er usikre på, om de nu har fået alle oplysningerne om en patient, eller om de har overset noget. Men jeg håber, det er et spørgsmål om tid og fortrolighed med at bruge systemet«, siger Lotte Vittrup, der er superbruger i EPJ.

»Det er rigtigt smart, når det fungerer, og man er ovre de første børnesygdomme. Jeg kan mærke, at det bliver nemmere og nemmere for hver dag. Og så er det utroligt dejligt, at jeg aldrig skal bruge tid på at lede efter journalerne mere«, siger Lotte Vittrup.

Historier går tabt

Netop den manglende overskuelighed er for konstitueret overlæge på Psykia-trisk Afdeling, Herning Sygehus, Jens Peder Pedersen, med til, at hans tommelfinger mest peger nedad.

»Journalen er splittet op i smådele, som betyder, at man mister overskueligheden. Jeg kan komme til at overse ting, fordi jeg ikke ved, om der står ting, jeg ikke har set. Oplysningerne ligger der, men man skal søge efter dem. Det er en stressfaktor, hvis man ikke kan finde tingene, når man har travlt. I den sidste ende går det ud over tiden med patienterne«, siger Jens Peder Pedersen.

Han er også bange for, at patienternes historier kan gå tabt i EPJ.

»Vi bruger mange ord i psykiatrien til at beskrive patienterne. Deres sygdom og behandling kræver flere ord og nuancer end f.eks. i en somatisk behandling. Jeg synes, at nogle af historierne om patienterne går tabt, fordi de ikke lige passer ind i de kasser, EPJ indeholder. Desuden er vi som læger jo ikke trænet eller uddannet i at skrive, så det går der også kostbar tid med. Jeg går tit og tænker på, om jeg nu har fået det hele med, og i en samtale med en patient ligger det i baghovedet, at det, jeg hører, skal passe ind i EPJ«, siger Jens Peder Pedersen, som godt kan savne den gammeldags brune papirjournal.

Hans største forventning til EPJ var muligheden for at registrere medicineringen af patienterne mere systematisk.

»På det område har jeg fået et overblik, som fuldstændigt manglede i papirjournalen. Her har systemet virkelig sin styrke. Og jeg tror da også, at det med tiden vil vise sig, at det har styrker på de andre områder. Men det handler jo i høj grad om en anden måde at arbejde på og ikke om at få puttet papirjournaler ind i EPJ«, siger Jens Peder Pedersen.

Papirjournalen idylliseret

I afdelingens mobilteam beklager sygeplejerske Helene Randrup ikke tabet af papirjournalen. Hun synes, at hendes hverdag er blevet nemmere, og at hun hurtigere kan danne sig overblik i den elektroniske journal.

»Jeg kan godt lide systematik, og det er EPJ eminent til. Jeg synes, at papirjournalen indimellem bliver idylliseret. Kvaliteten af behandlingen bliver ikke nødvendigvis bedre af, at man har mulighed for at skrive mange sider om patienten. Opbygningen af EPJ betyder, at vi bliver tvunget til at være mere præcise i vores beskrivelser og i de oplysninger, vi søger. Det stiller nye krav til os på tværs af faggrænserne. Men vi har jo i årevis snakket om, at vi gerne ville have et redskab, der er brugbart af alle, og som kan trække fagkampen ud af vores arbejde. Det synes jeg, vi har fået med EPJ. Den giver en mulighed for at få tingene til at smelte sammen og giver patienterne et mere samlet forløb«, siger Helene Randrup.

Hun arbejder selvstændigt med de patienter, der er i eget hjem, når de ikke har brug for afdelingens akutte hjælp.

»Jeg har fået bedre muligheder for at forberede mig på mødet i patientens hjem, fordi jeg ikke skal ind og bede om journalen hos personalet på afdelingen. Nu kan jeg klikke mig ind på patientens journal på et hvilket som helst tidspunkt, der passer mig i løbet af dagen. Det giver bedre muligheder for fleksibilitet i arbejdet, og de informationer, jeg kan finde, giver en mere kvalificeret dialog med patienten«, siger Helene Randrup.

Ændring af arbejdsgang

I modtagelsen på Psykiatrisk Afdeling, Herning Sygehus er der blevet trangt på kontoret, efter at seks computere har holdt deres indtog. Før krævede arbejdet bare to computere.

»Det er klart, at der skal en ændring af arbejdsgangen til, når det hele pludseligt foregår elektronisk. De forskellige faggrupper lapper mere over hinanden, når alle skal kunne bruge EPJ aktivt«, siger Lotte Tang Thomsen, der er social- og sundhedsassistent.

»Jeg elsker selv struktur og systematik, og derfor er jeg begejstret for EPJ. Jeg synes især, at systemet er godt på en afdeling som vores, der godt kan virke ret uoverskuelig. Vi er blevet meget mere konkrete i vores beskrivelser af patienterne, og systemet tvinger os til at sortere mere i guldkornene i stedet for at komme med en sludder for en sladder.

Der er sket meget, siden vi startede i maj. Dengang var der mange, der helst ikke ville tage imod en patient, fordi det tvang dem til at bruge EPJ. Nu er vi blevet mere og mere modige og tør at prøve ting af. Der har da været hjørner, der skulle slibes af, men jeg synes, det har været vildt spændende at være med til at starte EPJ, og det er en meget stor ting for os at komme af med de gamle papirjournaler«, siger Lotte Tang Thomsen.