Vi trækker på dagligdagens eksperter

Den 1. september fik alle afdelinger på Brørup, Grindsted, Varde og Esbjerg Sygehuse - der udgør Sydvestjysk Sygehus - æbler fra direktionen og Kvalitetsafdelingen.

Den 1. oktober samlede man dem alle sammen ind igen.

I mellemtiden var de cirka 60 store, grønne plasticæbler blevet fyldt op med et hav af forslag til forbedringer af alskens slags - nøjagtig som ønsket af ledelsen.

»Vi bad personalet - fra top til bund - komme med forslag til forbedringer af enhver slags. Forslagene har de lagt i et af æblerne. Vi valgte grønne æbler, fordi de fanger opmærksomheden på en spændende måde. Det er festligt og fornøjeligt - og bedre end postkasser på nettet eller i afdelingen. Vi valgte bevidst, at det skulle være grønne æbler - der signalerer modningsproces - i modsætning til røde æbler, hvor processen er tilendebragt«, forklarer Bjarne Normark, lægelig administrerende direktør for Sydvestjysk Sygehus.

Forundring skulle bruges til noget

Forud for søsætningen af de grønne æbler var gået en periode, hvor både ledelse og tillidsfolk tilbagevendende havde undret sig over, hvorfor man nu gjorde tingene på lige netop den måde.

»Vi tænkte, at vi kunne bruge den forundring til noget konstruktivt. At det blev nu skyldes, at vi skal indføre et kvalitetssystem, der også er et ledelsesværktøj, og det vil vi gerne gøre oven på velfungerende arbejdsgange og afdelinger«, siger Bjarne Normark, der havde håbet på 500 nye ideer. Der kom over 1.000 forslag ind.

Tematiseringer, arbejdsgrupper - og handlingsplaner

Efter indsamlingen af æblerne har Kvalitetsafdelingen været i gang med at bearbejde æblernes indhold.

»Indholdet i æblerne var ideer på lapper, servietter, brevpapir og har været alt lige fra kortfattede forslag til længere historier om, hvorfor nogle ting burde gøres anderledes«, fortæller lederen af kvalitetsafdelingen, Dorte Rørmann, hvis afdeling har grupperet de mange forslag og ud fra forslagene inddelt dem i temaer.

»Vi trak essenserne ud af de forslag, der er under hvert tema, og præsenterede det for arbejdsgrupper dannet af folk fra vores op mod 40 mand store ledelsesgruppe. Deres arbejdsopgave er at finde årsager og prioriterede løsningsforslag til de problematikker, der har fremkaldt forbedringsforslag. Det skal de gøre, så løsningsforslagene har taget hensyn til de indkomne forslag«, forklarer kvalitetschefen.

Der er også lavet en database med alle forslagene, så medarbejderne kan finde f.eks. deres indtastede serviet med forslag på, og i den interne base på intranettet se, hvilken arbejdsgruppe der har arbejdet med ideen - og hvem der er tovholder i den relevante arbejdsgruppe.

Arbejdsgrupperne fortsætter til før årsskiftet. Bagefter skal Direktionen inden nytår prioritere mellem handlingsplanerne.

»De forbedringer, vi vælger at indarbejde i handlingsplanen, skal selvfølgelig prioriteres ud fra, hvad vi vil nå i 2009, og hvad der eventuelt må vente til senere. Handler det f.eks. om it, så er der nok tale om dyre løsninger, som kan tage længere end et år at implementere. Men handler det f.eks. om skilte på parkeringspladserne, der viser vild - i stedet for vej - så er det nemt, overkommeligt og noget, vi kan gøre inden for de nuværende økonomske rammer, som vi skal holde os inden for«, forklarer Bjarne Normark.

Æblernes indhold

Her et lille udpluk af de over 1.000 forslag til forbedringer, som ledelsen fik ind fra dagligdagens eksperter - dem, der arbejder med tingene:

En god ide, som både er tids- og pengebesparende. At kunne bestille blodprøver elektronisk, og at der ikke bliver sendt blodprøvesvar op på papir hver dag. Svarene ligger jo alligevel elektronisk i systemet.

Hvorfor får patienter på f.eks. akut kirurgisk modtagelse altid gentaget blodprøver, der er taget om natten, allerede om morgenen?

Bedre langtidsplanlægning: At læger holder deres hovedferie i lukkeperioden. Som det er nu, er der uden for lukkeperioden tomme operationslejer og derved ikke udnyttelse af plejepersonalet.

Prøve at få ambulante undersøgelser til at passe bedre sammen for patienterne, så de evt. fik lavet flere undersøgelser på samme dag. Det vil sikkert give højere patienttilfredshed og besparelse på taxa.

Det undrer mig, at afdelingernes kontorer ikke er tæt på afdelingerne. Hvorfor er ambulatorier ikke tæt på sengeafdelingerne i de tilfælde, hvor der er personalesammenfald?

Der brænder lys i rigtig mange rum (bl.a. ambulatorier der er lukket i weekender!) men også toiletter og birum. Synes, at vi skal installere lysfølere i birum + »lyspatruljer«.