Korrekt budgettering af forskningsmidler

Inden for det seneste år har der været øget fokus på brugen af forskningsmidler. Dette har medført en række stramninger på området og budgettering af videnskabelige projekter er kommet i øget fokus. Ved ansøgning om forskningsmidler er det derfor yderst vigtigt at udforme et budget, der er så korrekt og grundigt som muligt. I planlægningsfasen af et større studie kan det naturligvis være en udfordring at estimere og forudsige alle fremtidige udgiftsposter.

Formålet med denne artikel er at fremlægge en vejledning til korrekt budgettering for at mindske unødige fejl fremover.

VEJLEDNING TIL UDFORMNING AF BUDGET

Når en ansøgning sendes til bevillingsgiver, er det først og fremmest vigtigt, at projektet fremstår gennemtænkt, gennemførligt og frem for alt troværdigt. Her er det helt afgørende, at projektbudgettet fremstår så realistisk og korrekt som muligt. Det er derfor vigtig at bruge de eksakte tal og ikke for mange afrundede tal, der ellers ville kunne få budgettet til at fremstå urealistisk og tilmed sjusket. Alle poster, der er relevante for projektet bør fremgå af budgettet. Dette vil igen styrke projektets troværdighed.

Ved større projekter kan det være vanskeligt at forudse og estimere fremtidige udgiftsposter. Her kan det være en fordel at starte tidligt i processen og gennemgå lignende studiers budgetter. Når man har fastlagt alle udgiftsposter, skal man indhente tilbud fra flere udbydere. På relevante steder kan det være en fordel at tilføje korte kommentarer til budgettet. Dette medvirker til, at det fremstår mere overskueligt og troværdigt for bedømmeren. Videncenter for Innovation og Forskning (VIF) anbefaler i øvrigt, at man tager højde for forventede prisstigninger (f.eks. 3%) [1].

Når man har bestemt de enkelte udgiftsposter, skal man opsætte sit budget kronologisk og på en overskuelig måde. Det er vigtigt at have alle poster og de nøjagtige beløb med. Et eksempel på et budget kan ses i Tabel 1.

Ved ansøgning om bevillinger, der ikke dækker den samlede udgift til forskningsprojektet, bør man stadig fremlægge det fulde budget og blot angive, hvilke poster man ønsker støtte til fra den pågældende fond.

DISKUSSION

Når fondsansøgninger forfattes, er det uhyre vigtigt, at budgettet udfærdiges så detaljeret og præcist som muligt. Alle udgiftsposter bør fremgå af budgettet, så det er tydeligt for en eventuel bedømmelseskomité at vurdere relevansen. Et øget fokus på budgettering har vist en vis uoverensstemmelse mellem brugen af midler i praksis og de i fondsansøgninger beskrevne budgetposter.

Der vil uden tvivl være øget fokus på forbruget af fondsmidler i de kommende år, hvorfor det anbefales at søge inspiration i denne artikel til udspecificering af udgifter ved fremtidige fondsansøgninger.

Glædelig jul og godt fondsansøgningsår.

Korrespondance: Maja Haunstrup Jeppesen, Gastroenheden, Herlev Hospital, Herlev Ringvej 75, 2730 Herlev. E-mail: maja.haunstrup.jeppesen@regionh.dk

Antaget: 10. oktober 2014

Interessekonflikter: