Elektroniske papirjournaler i almen praksis

Alle praktiserende læger har - med få undtagelser - indført elektronisk patientjournal.

Derudover er der papirjournalen ... det forældreløse barn. Denne stakkel lever gemt væk i støvede skuffer og afventer en usikker skæbne. I dagens debat om elektronisk patientjournal går man efter komplette elektroniske løsninger på tværs af sektoren ... men hvad med papirjournalen?

Skønsmæssigt har den praktiserende læge dobbelt så mange papirjournaler, som han/hun har patienter tilknyttet; der findes dog ingen opgørelser. Og så er der alle de døde.

Hver gang der er brug for papirjournalen, må denne hentes, foldes ud, bladres igennem og retur. Der er heldigvis ikke behov for papirjournalen ved hver konsultation, men den sniger sig alligevel ud af skuffen ved specielle behov.

Til trods for at størstedelen af al kommunikation foregår elektronisk med epikriser og svar, bugner posten alligevel hver morgen med frisk føde til papirjournalerne, og så er der de formastelige, som skriver til lægen i hånden.

Nogle er trætte af papirjournalerne og laver resumeer. Nogle får sekretæren til at skrive det vigtige ind i den elektroniske journal. De fleste feder ukritisk dette forældreløse barn op, så det bliver federe og federe og truer med at vokse ud af arkivet.

I januar 2007 overtog jeg en praksis med 3.000 levende papirjournaler samt et par hundrede tilhørende Sankt Peter (de døde). Arkivskabene var nedslidte, og nogle af skufferne virkede ikke. Alle journalerne var foldet i svulmende plastikomslag. Journalerne bestod af blandet indhold med håndskrevne notater, fax og diverse maskinskrevet fra før til den seneste epikrise i papirform. I forbindelse med flytning af arkivskabene kom alle journalerne over i 15 flyttekasser.

Så købte jeg en skanner med arkføder, som tyggede alle mine journaler igennem på for- og bagsiden, og lavede det om til en søgbar billedfil (pdf), som vi døbte med cpr-nr. Alt med et tryk på en knap. Succes, og det gik tilmed hurtigt. I løbet af et par måneder var papirjournalerne elektroniske ved fælles hjælp. Efterfølgende bearbejdelse af filerne gjorde dem søgbare, så vidt det var muligt, dvs. ved håndskreven eller dårlig kvalitet af tekst, f.eks. fax kunne bogstaverne ikke genkendes. Det største arbejde var paradoksalt nok at forberede journalerne til skanneren med at folde dem ud og gøre dem klar.

Omkostninger med at skanne journaler

1. Indkøb af udstyr: Skanner med software ca. 5.000 kr., pc af nyere dato ca. 5.000 kr.

2. Personaleomkostninger: Løn til skanning varierer afhængigt af løsning, og af, hvordan journalerne er foldet. Der kan skannes 15 journaler i timen, hvis journalerne skal foldes ud og sorteres, og op til 45 i timen, såfremt de ligger klar til at komme direkte i skanneren.

3. Makulering eller fjernarkiv. Variable udgifter. 1.000 journaler skønnes at ville kræve to ugers arbejde for en sekretær, hvis alle journaler skal foldes ud og gøres klar.

Journalerne ligger nu beskyttet på en fælles server tilgængelig fra alle computere i klinikken. Filerne ligger gemt under cpr-nummer, og der kan søges direkte i filerne. Arkivet fylder overraskende lidt (10 GB). Væk er arkivskabet, og journalerne er makuleret. Der kom en del luft og mere plads i klinikken, som vi overvejer at udfylde med en turnuslæge.

Væk er mit forældreløse barn, og alle nye papirer bliver skannet ind løbende. Nu ligger alt elektronisk, og vi er faktisk ganske tilfredse med løsningen. Den enkelte læge, sygeplejerske eller sekretær kan direkte få papirjournalen frem på skærmen, søge i teksten og se billeder. Som et spin-off indskanner vi al anden information, som kommer til klinikken, så den er tilgængelig for alle. I kommende version af vores edb-system (Medwin) vil elektroniske papirjournaler blive integreret og forhåbentlig også i andre.

Desværre er dette forældreløse barn glemt i alle diskussioner omkring elektronisk journal. Sygehusene skanner gamle journaler ind, hvorfor ikke praktiserende læger? Kunne det tænkes, at problemstillingen blev taget op i kommende forhandlinger og diskussioner?

Læs PLO-formand Michael Duponts svar på indlægget under debatten side 3593.