Ventetiden for den interne udredningstid for patienterne på Børne- og Ungdomspsykiatrisk Klinik i Roskilde var krøbet urimeligt langt op. Noget måtte gøres.
Halvanden uge i oktober blev alle medarbejderes kalendere derfor ryddet for mødeaktivitet, kurser, ferie, supervisionen, vejledning og ikke akutbehandling. I stedet blev der tilrettelagt komprimerede udredningsforløb for en stor gruppe patienter, der havde ventet særligt længe fra første samtale til den videre udredning.
Håbet var at nå udredningen af 100 patienter i disse dage. Venteværelset blev udvidet med hvide telte for at rumme alle de patienter og familier, der nu blev indkaldt til samtale. Normalt har afdelingen ca. 20 patienter om ugen til førstegangssamtale.
»Behandlerne skulle bruge deres tid på patientkontakt og dokumentation. Efter hver patient var der administrationstid, så en ny patient, administrationstid og så videre. Ugen efter stod på konferencer af patienterne«, fortæller afsnitsledende overlæge Maria Riechel-Sarup, der stod for planlægningen af temaugerne.
Det gik over al forventning. Resultatet blev, at 139 patienter blev udredt, diagnosticeret og fik tilbagemelding inden for halvanden uge. Ventetiden internt på udredning fald markant:
»Med den her indsats fik vi reduceret den interne ventetid på udredning med cirka fire måneder. Det er vi meget tilfredse med, fordi det også betyder, at vi kan tilrettelægge nye forløb bedre, når vi kommer af med den her pukkel af patienter, der har ventet længe på at blive udredt«, forklarer Maria Riechel-Sarup.
Arbejdsgangen i løbet af temaugerne var ændret totalt. F.eks. var der ingen afbrydende opkald og kun fokus på at se patienter til udredning. Den oplevelse var introlæge Zayd Majed Yasin meget begejstret for. Han startede i Børne- og Ungeambulatoriet i Roskilde 1. juli.
»Det var virkelig godt. Det var en meget stejl læringskurve, for nogle af de opgaver, jeg skulle udføre, havde jeg ikke set eller udført før. Nogle af tingene blev jeg bedt om at se på forhånd, så jeg var forberedt, og ellers fik jeg en kort introduktion. Jeg lavede f.eks. anamneser en hel dag ad gangen og en anden dag somatiske undersøgelser en hel dag. På den måde fik jeg i løbet af en dag oparbejdet en del kompetencer og blev bedre til de enkelte dele«, siger han.
»Rent læringsmæssigt var det ret unikt, for jeg fik virkelig banket en masse igennem. Jeg kunne f.eks. se patienten med forældrene om formiddagen, og så om eftermiddagen se forældrene til en forældreanamnese. Få lavet en plan over, hvad der skulle ske, være med til konferencen, få sat en diagnose. Alt det blev jo klaret i ét komprimeret forløb. Så man kom hele vejen rundt og fik et bedre overblik over de enkelte forløb«, fortæller Zayd Majed Yasin.
»Jeg lavede bl.a. fem erklæringer på virkelig kort tid. Jeg ved ikke, om jeg ville få mulighed for at lave så mange erklæringer, hvis ikke vi havde haft de temauger, for det kræver et meget stort overblik, og det fik man jo netop med de her komprimerede forløb, hvor man var med til stort set alle dele af processen«.
»Rent læringsmæssigt var det ret unikt, for jeg fik virkelig banket en masse igennem«Zayd Majed Yasin, introlæge, Børne- og Ungdomspsykiatrisk Klinik i Roskilde
Han tilføjer:
»Jeg føler, at jeg kompetencemæssigt kom nogle måneder foran. Det gode ved det er, at når jeg nu møder de samme opgaver, så føler jeg mig allerede mere sikker på dem og har et bedre overblik over hele processen«.
Selv om der ifølge afsnitsledende overlæge Maria Riechel-Sarup kom mange positive tilkendegivelser fra de yngre læger om uddannelsen i de halvanden uge, så er det særligt uddannelse, supervision og vejledning, ledelsen har fokus på, når de her til foråret gentager øvelsen i Roskilde. Ligesom man laver noget tilsvarende i klinikken i Holbæk og i Næstved.
F.eks. har man udvidet indsatsen til to hele uger.
»Vi oplevede særligt rigtig meget pres i anden uge, hvor vi havde alle konferencerne. Både i forhold til at nå dem alle, og fordi det er krævende at sidde en hel dag og tværfagligt konferere patienter. Og selv om drift også er uddannelse, skal vi også sikre os, at de yngre læger bevarer supervision og vejledning, når vi har sådanne uger. Selvfølgelig gør vi altid plads til, at man kan stille de spørgsmål, man har. Men det gik stærkt«, siger Maria Riechel-Sarup.
Introlæge Zayd Majed Yasin oplevede også, at det gik hurtigt, og at der var travlt, men han kunne dog godt finde tid og mulighed for at spørge om hjælp, når han havde brug for det:
»Det var virkelig god læring, men også højintenst. Jeg kan godt forstå, hvis de her uger kan virke overvældende, for det var det. Jeg er dog af natur nok sådan indrettet, at jeg tager tingene lidt, som de kommer, og jeg har ikke noget imod at skulle kaste mig ud i noget nyt. Der var f.eks. en af dagene, hvor jeg skulle lave en ASRS, som er et spørgeskema rettet mod ADHD. Det havde jeg hverken selv prøvet eller set andre gøre. Der gik jeg lige op til psykologen og spurgte ind til det, inden jeg udfyldte skemaet sammen med patienten. Bagefter fik jeg så psykologen til at se på det i forhold til, om der var noget, der skulle tilrettes. Så jeg opsøgte også selv feedbacken«.
»Med den her indsats fik vi reduceret den interne ventetid på udredning med cirka fire måneder«Maria Riechel-Sarup, afsnitsledende overlæge, Børne- og Ungdomspsykiatrisk Klinik i Roskilde
For Zayd Majed Yasin var det samlet set en god oplevelse, som han synes, man skal gentage:
»Et par gange om året kunne være fedt, for der er noget tilfredsstillende ved at køre folk igennem på den her måde, og at vi kan levere den hastighed og grundighed på samme tid. Men man kan ikke arbejde sådan på daglig basis, for man kan godt mærke stressniveauet. To uger var tilstrækkeligt«.
Det var Maria Riechel-Sarup, der som afsnitsledende overlæge sammen med de to andre i afsnitsledelsen, ledende specialpsykolog Signe Hagelskjær Lund og oversygeplejerske Christina Hjorth Thøgersen, stod for selve planlægningen af ugerne, og de tre stod også standby i de to uger i forhold til sygdom og aflysninger.
»Det har krævet rigtig meget arbejde op til, og særligt mine to ledelseskammerater har trukket et stort læs. Hvilke lokaler skulle bruges til hvilke undersøgelser, hvordan patienttiderne skulle planlægges, altså alt det administrative og det strukturelle, det har vi tre stået for«.
Det store forberedelsesarbejde til trods, var det arbejdet værd.
»Det gik rigtig godt. Lige da vi meldte ud, at vi ville afprøve denne indsats, var der nogen, der blev lidt nervøse omkring, hvad der skulle ske. Men vi oplevede, at jo tættere vi kom på ugerne, jo mere spændte blev medarbejderne på det. Det var en ret stor indsats og et stort projekt. Så begejstringen steg. Og alle vores medarbejdere gik til opgaven med gå-på-mod og ydede en flot indsats, samtidig med at de bevarede fagligheden«.
Maria Riechel-Sarup fortæller, at man til lejligheden havde oprettet et callcenter, så alle patienter og forældre, der ringede ind i de uger, blev besvaret dér og ikke af lægerne og andre behandlere.
»På den måde var der ikke så mange afbrydelser i deres arbejdstid som vanligt. Det gjorde meget for deres tilfredshed«.
Callcenteret bestod af en speciallæge og specialsygeplejersker. Efterfølgende har flere efterspurgt, om man kunne have sådan et callcenter permanent. Det er der dog umiddelbart ikke ressourcer til. Men Maria Riechel-Sarup håber, at når udredningstiden bliver reduceret, så bliver patienterne hurtigere grebet, og udvikler dermed mindre eller ingen komorbiditet. Det vil betyde mindre behov for opringninger til behandlerne, der så vil opleve et fald i henvendelser.
»Jeg synes, den her indsats er særlig. For det er egentlig at gøre noget helt exceptionelt. Vi troede, at medarbejderne ville synes, det var forfærdeligt, men de synes, det var meningsfyldt« Janne Walløe Vilmar, cheflæge, Afdeling for Børne- og Ungdomspsykiatri, Region Sjælland
Når man efter marts har gentaget øvelsen i Roskilde, forventer Maria Riechel-Sarup, at man fra 1. april fremadrettet kan se patienterne fra førstegangssamtalen og til behandling på under 60 dage.
»Hvis vi kan nå det mål, vil det betyde rigtig meget for forløbene. Det vil betyde rigtig meget for behandlingen og ikke mindst for den tidlige behandling, som vi jo rigtig gerne vil have startet hurtigere. Vi håber at kunne få tilrettelagt nogle forløb, hvor der fra start er indtænkt tid til behandlingen, for det er bl.a. det, der har været problemet tidligere, og har skabt de her meget lange udredningsforløb. Det vil helt sikkert også betyde rigtig meget for arbejdsglæden, for personalet vil rigtig gerne have lov til at behandle patienterne og ikke kun at lave udredningsarbejde«.
Cheflæge på Afdeling for Børne- og Ungdomspsykiatri i Region Sjælland Janne Walløe Vilmar er imponeret over klinikkens arbejde og resultaterne af det, hun kalder for »Roskilde-modellen«.
»Jeg synes, den her indsats er særlig. For det er egentlig at gøre noget helt exceptionelt. Vi troede, at medarbejderne ville synes, det var forfærdeligt, men de synes, det var meningsfyldt. De yngre læger, som vi troede, ville synes, det var hårdt at skulle sidde og lave den samme undersøgelse hele dagen, de synes, at de her uger har givet noget af den bedste uddannelse, de har fået, så der er ret mange positive ting ved det her tiltag,« siger Janne Walløe Vilmar og tilføjer:
»Vi frygtede det faktisk ret meget, men det har haft stor betydning for vores sammenhængskraft blandt medarbejderne, som både føler, de har lavet en god indsats, og nogle føler tilmed, at de har fået ekstra god uddannelse. Tilbagemeldinger fra patienter og familierne har også været positive. Og vi har reduceret ventetiden med fire måneder. Det synes jeg er ret vildt«.
»Vi kan ikke gøre det sådan altid. Det er det for hårdt til, og så går vi på kompromis med alt det andet: uddannelse, møder, supervision og vejledning. Det kan man ikke. Og det har personalet heller ikke lyst til, for de lavede meget af det samme i træk. Det kan man godt holde til for en kort stund, men over længere tid trives de fleste med varierede arbejdsopgaver. Samtidig har det også krævet en stor indsats for afsnitsledelsen at planlægge, men en gang imellem f.eks. to gange om året, hvor man lige får samlet op på de forløb, der har ventet for længe, det kan jeg godt se for mig«.
Det beskrevne initiativ har haft fokus på den interne venteliste. Janne Walløe Vilmar forklarer, at den eksterne venteliste fortsat er en udfordring, og at man fremadrettet vil arbejde på at reducere den.
