Den teknologi, som Sundhedsplatformen er baseret på, bruges også af andre hospitaler rundt omkring i verden, bl.a. i engelske Cambridge. Erfaringerne herfra er i dag gode. Men det tog sin tid.
Afzal Chaudhry er ”Chief Medical Information Officer” på Cambridge University Hospitals NHS Foundation Trust (CUH), der siden 2014 har brugt Epic – den teknologi, der også understøtter Sundhedsplatformen i Region Hovedstaden og Region Sjælland.
For nylig var han på visit i København for at berette om CUHs erfaringer med systemet, som i Cambridge kaldes eHospital, ud fra den tankegang, at selv om der er forskelle – f.eks. kom Cambridgefolkene fra et overvejende papirbaseret system til Epic, mens det i Danmark har erstattet tidligere elektroniske systemer - er der måske alligevel paralleller, og læring, at drage.
Afzal Chaudhry er nefrolog og arbejder fortsat som sådan på hospitalet i Cambridge 10-12 uger om året. Resten af tiden dækker hans titel over, at han er klinisk leder af e-Hospitalsprogrammet og den overordnede digitale strategi.
”En stor del af det er at bygge bro mellem det kliniske personale og de mere IT-orienterede ansatte. Jeg hjælper IT-folkene og det tekniske personale med at forstå klinikerne”, siger han.
Epic er et fremragende system. Vi havde en masse udfordringer, mens vi implementerede det, men de handlede meget om at skulle forandre vores hospitaler. Afzal Chaudhry, Chief Medical Information Officer på Cambridge University Hospitals NHS Foundation Trust (CUH)
CUH valgte et Epic-baseret system efter en lang proces, som startede med et EU-udbud i 2011. CUH-folkene kiggede derefter på 12 systemer og valgte tre ud, som dernæst blev vurderet af både klinikere, administratorer, driftsfolk og det tekniske personale.
”Enstemmigt valgte de Epic som så langt det bedste. Og det var alle, ikke kun læger”, siger Afzal Chaudhry.
”Det var baseret på deres egne vurderinger samt feedback fra kontakter med mange andre hospitaler rundt omkring i verden. Både nogle, der havde Epic-systemer og nogle, der ikke havde”.
Efter underskriften på kontrakten gik der halvandet år med implementering, så systemet kunne gå i luften i oktober 2014. Og ligesom i de to sjællandske regioner gik det ikke stille for sig.
”Vi havde et antal problemer. Der var nogle infrastrukturproblemer, som dog ikke kunne tilskrives Epic. Og så havde vi problemer med konfigurationen – det var vores egne fejl. Men de store problemer var, at vores uddannelse ikke blev så god, som vi gerne ville have den til at være. De ansatte fandt det svært at udføre deres job”, siger han.
”Det var fordi, vi ændrede hele hospitalet. Og når man gør det, så kommer der et dyk i produktiviteten, mens de ansatte vænner sig til det nye system. Det var en stor udfordring. Men ethvert betydningsfuldt elektronisk system vil bringe en mængde problemer op til overfladen, hvad angår den måde, vi arbejder på, og vores struktur. Vi fandt, når vi tænkte tilbage, at vi som hospital burde have standardiseret vores arbejdsprocesser på forhånd. Det dur ikke at blive tvunget til at standardisere sit workflow, når man implementere nyt software”.
Man kan vel ikke standardisere alt?
”Det vil altid være en vis variation både mellem specialer og inden for de forskellige specialer. Det, der skal standardiseres, er de uønskede variationer. Så man kan bruge det elektroniske system til at understøtte en standardiseret baseline”.
For eksempel?
”Hvis man f.eks. skal arrangere et opfølgende tjek af en ambulatoriepatient. Det kan man godt standardisere. Vi har f.eks. også nu et hovedsagligt centralt bookingsystem. Før var det nogle gange sekretærer, der gjorde det. Eller sygeplejersker. Eller nogle gange læger”.
Men hvad med klinikerne?
”Hos os var det sådan, at der f.eks. ikke altid var en klar forståelse af, hvad der udgjorde et ”nuværende” og et ”tidligere” medicinsk problem. Efterhånden som man digitaliserer, kan man dele information, og det gør en professionel konsistens vigtigere. Det kan systemet understøtte”.
Var der nogle af jeres problemer, der gik ud over patientsikkerheden?
”Vi har en stærk kultur om sikkerhedsrapporteringer, og vi opfordrer kraftigt alt personale til at bruge sikkerhedsrapporteringssystemet. Både før, under og efter, vi indførte Epic-systemet, undersøgte vi et antal både interne og eksterne sikkerhedsrapporter. Vi fandt ikke nogen væsentligt skadelige hændelser, der skyldtes Epic”.
I Danmark har der især været problemer med det, vi kalder medicinmodulet. Har I oplevet noget lignende?
”I Storbritannien har vi ikke den samme mekanisme med medicinlister, det er nemt at dele mellem primærsektoren og hospitalerne. Vi oplevede det som godt, at medicinlisten i Epic var nemmere at håndtere end det tidligere papirbaserede system. Opdaterer folk det 100 pct. hele tiden? Nej. Men det er et spørgsmål om vores egen adfærd”.
Nogle danske læger mener, at Sundhedsplatformen bærer stærkt præg af at være et system, der primært har afregning som mål?
”Hvis man kigger grundigt på Epic, kan man se historien i det, at det er et afregningssystem. Vi brugte rigtig lang på at arbejde sammen med Epic for at konfigurere systemet, så det tillod klinikerne at gøre det, de ønskede at gøre. Det var ikke faktisk ikke nogen udfordring for os”.
Hvor lang tid tog det jer at komme dykket i produktivitet til livs?
”Et antal af specialerne var oppe igen efter tre-seks måneder efter implementeringen. Nogle tog det omkring et år for, og nogle kæmper stadig med det. Det skyldes dog ikke Epic, men at vi er overbebyrdede. Det er et problem i hele NHS. Vores øjenlæger har f.eks. en meget lang ventetid”.
Hvad synes du om systemet i dag?
”Epic er et fremragende system. Vi havde en masse udfordringer, mens vi implementerede det, men de handlede meget om at skulle forandre vores hospitaler. Mennesker bliver meget fortrolige med den adfærd, de kender. Vi kunne have fået større succes tidligere, hvis vi havde udøvet mere forandringsledelse”.
Hvad er fordelene så?
”Der er betragtelige effektivitetsbesparelser på mange områder. Der er betragtelige sikkerhedsfordele. For eksempel har vi i Storbritannien i øjeblikket et problem med en stent, som har tendens til at fejle. Der har vi været i stand til på 20 minutter at identificere alle de af vores patienter, som har fået den slags stent. Tidligere ville det have taget lang tid at lede den information frem fra papirerne”.
”Og i mit eget kliniske arbejde møder vi f.eks. patienter med forbigående udslæt. Før måtte lægerne forlade sig på en vag beskrivelse, nu kan de få sendt et foto, som så bliver en del af journalen, og man kan nemt følge udviklingen over tid”.
Hvad er det egentlig, du skal i Danmark?
”Vi havde et møde i Epics brugergruppe i september sidste år. Der blev jeg inviteret til at komme og dele vores erfaringer – og vi har gjort betydelige fremskridt siden. Vi har ikke løst hvert eneste problem, men vi har selv lært meget af hospitaler i USA, Canada, Australien osv. Vi vil gerne være med til at udvikle et europæisk community af Epic hospitaler. Fra næste år er der to flere i Storbritannien, der er nogle hospitalsgrupper i Holland, og snart kommer Finland også med”.
Hvad har du med af råd til os danskere?
”Mit hovedråd er, at I er nødt til at forstå de tilbagevendende uønskede variationer i workflows. Og så erkende, at en så stor forandring tager tid. Det er ikke muligt at fixe alting øjeblikkeligt. Man skal arbejde hen mod målet, og over tid vil man se konsistente forbedringer”.
